Protection des données personnelles: moins d’un an pour se mettre en conformité
Le traitement informatisé de données personnelles (fichiers comportant des noms, prénoms, photos ou vidéos de personnes, données biométriques, etc.) fait l’objet d’une protection qui impose actuellement aux entreprises procédant à ce type de traitement de les déclarer au préalable à la Commission nationale informatique et libertés (CNIL). Un règlement européen du 27 avril 2016 réforme cette protection notamment en supprimant la plupart des déclarations, mais il n’en découle pas pour autant un allègement des obligations pour les entreprises.
Qui est concerné par la protection des données personnelles ?
Cette réforme concerne les employeurs qui peuvent pour de multiples raisons traiter des données personnelles par informatique : gestion administrative des ressources humaines (gestion des dossiers du personnel, tenue d’un annuaire interne, d’un organigramme), contrôle et surveillance (écoute et enregistrement des appels téléphoniques, système de vidéosurveillance, utilisation de données biométriques, de la géolocalisation, contrôle de l’accès aux locaux), etc.
Document à téléchargerL’interdiction de vapoter effective à partir du 1er octobre 2017
Dix ans après la généralisation de l’interdiction de fumer dans les lieux publics, une interdiction de vapoter est créée, associée à une obligation d’affichage. Moins étendue que celle relative au tabac, cette nouvelle réglementation n’en est pas moins assortie de sanctions pénales qui s’appliqueront à compter du 1er octobre 2017.
Il est interdit de vapoter dans les lieux de travail fermés et couverts à usage collectif. Les termes « lieux de travail » désignent des locaux recevant des postes de travail, fermés et couverts, et affectés à un usage collectif, à l’exception des locaux qui accueillent du public.
Par exemple, il est interdit de vapoter dans les salles de réunion et les bureaux collectifs. En revanche, il est permis de vapoter dans les bureaux individuels, alors qu’il est interdit d’y fumer du tabac, ainsi que dans les lieux recevant du public tels que cafés, hôtels, supermarchés, bureaux de poste, etc.
Diversité et PME: des obligations et des atouts
La diversité en entreprise est aujourd’hui une question incontournable. Si les PME n’ont pas les moyens des grands groupes, elles doivent également se plier à des obligations.
#LesCompétencesDabord, c’est le slogan de la campagne de la lutte contre les discriminations à l’embauche déployée par le gouvernement en avril dernier. Près d’une personne sur deux considère qu’elles sont fréquentes ou très fréquentes lors de la recherche d’emploi selon le baromètre du Défenseur des droits de mars 2017. Une situation qui a un coût économique important. Selon l’étude réalisée par France Stratégie en 2016, la réduction des discriminations concernant les femmes et les minorités permettrait à la France un gain de 150 milliards d’euros, soit près de 7% du PIB.
La diversité en entreprise est donc devenue une priorité des pouvoirs publics.
Transition digitale: votre entreprise est-elle prête?
A l’occasion du salon VivaTechnology, « Experts & décideurs » publie un nouveau dossier thématique téléchargeable en version PDF, qui regroupe un ensemble d’articles du site destinés aux entreprises souhaitant réussir leur transformation numérique.
Même si toutes les entreprises n’en ont pas encore pris la pleine mesure, la transition numérique est lancée et rien ne l’arrêtera. Au-delà des obligations légales de s’y adapter, cette révolution est source d’opportunités, mais demande quelques efforts …
Mise en place d’un système de gestion électronique des documents, définition de procédures de sauvegarde, d’archivage et de sécurisation des données, déploiement de la facturation électronique, sensibilisation des salariés à la cybersécurité, etc. Autant de nouveautés qui vont permettre à l’entreprise de s’organiser, de se développer, d’anticiper et de mieux maîtriser son activité. Les changements sont nombreux et bénéfiques, à condition de mettre en place en parallèle de bonnes pratiques. En termes de méthode de travail mais également de process et de mesures de sécurité.
Système d’archivage électronique: ce qu’il faut savoir
Comme pour les documents papier, les fichiers numériques doivent aussi être archivés. Une démarche facilitée par le système d’archivage électronique (SAE), accessible même aux plus petites entreprises.
Créer des documents, les modifier, les valider, les partager avant de les archiver… Le cycle de vie des fichiers numériques est identique à celui des documents papiers. Envisager d’utiliser un système d’archivage électronique (SAE) de ses documents implique au préalable de s’être équipé d’un outil de gestion électronique des documents (GED). « L’un ne va pas sans l’autre, souligne Philippe Cohen, expert-comptable et commissaire aux comptes du cabinet Alexma Audit membre du groupement France Défi.La GED permet de gérer les contenus numériques « vivants », qu’il s’agisse de mails, de factures, de bons de commandes ou de bulletins de paie. Et lorsque ceux-ci n’ont plus d’utilité immédiate, qu’ils sont « figés », ils peuvent basculer dans le SAE afin d’être conservés de manière sécurisée et pérenne ».
Les experts-comptables face au défi numérique
Face au défi numérique, les experts-comptables sont des conseillers précieux dans un monde où les opérations sont de plus en plus automatisées et accessibles sur Internet. Attentifs aux nouvelles menaces, ils aident l’entrepreneur à protéger ses données.
Mise en place de la déclaration sociale nominative (DSN), gestion électronique des documents, généralisation de la e-facture ou adoption du bulletin de paie électronique… Pour les experts-comptables aussi, la transition digitale vient bouleverser les processus de travail comme les attentes des clients.
Côté métier, les opérations de saisie comme l’ensemble des méthodes de tenue comptable s’automatisent et s’accélèrent. Un changement qui nécessite formation et pédagogie. « La référence papier est encore importante. Nous devons sensibiliser nos collaborateurs au besoin de se préparer afin de ne pas être dépourvus face aux attentes de nos clients. L’important est de faire comprendre l’intérêt de ces processus et leur inéluctabilité », explique Philippe Guermeur, directeur associé du cabinet d’expertise comptable 3G Gadras et président de France Défi.
Bulletin de juin-juillet 2017
Le bulletin d’information FRANCE DEFI Associations, pour vous tenir informés de toutes les évolutions législatives et réglementaires.
Un chantier sans fin : dire, redire et re-redire l’apport du monde associatif à la société. C’est un enjeu de fond qui permet de légitimer la place des associations « au coeur de l’intérêt général » et, en conséquence, le soutien que les pouvoirs publics se doivent de lui attribuer.
C’est pourquoi le Bilan de la vie associative 2015-2016 que vient de publier le Haut Conseil à la Vie associative (HCVA) est plus qu’un simple rapport. À travers lui, le HCVA donne au monde associatif des arguments pour défendre son utilité sociale et son intérêt collectif. Comme l’écrit Édith Arnoult-Brill, secrétaire générale de la Fédération unie des auberges de jeunesse, » l’intérêt général est devenu une caractéristique de l’activité des associations ». C’est pourquoi cette édition du Bilan de la vie associative est centrée sur ce thème.
À toutes les associations de s’emparer de ce document important, que nous présentons dans cette lettre, pour mieux faire reconnaître leur rôle et leur place dans la société française !
Entreprises: où mettre vos données à l’abri?
Effectuer la sauvegarde de ses données? Confier cette tâche à une société spécialisée? Dans tous les cas, mieux vaut être prévoyant et ne pas s’en remettre à un simple disque dur externe.
Sauvegarder n’est pas archiver ! Ce qui les distingue ? A la différence d’un simple moyen de stockage, une solution de sauvegarde doit permettre de restaurer l’ensemble d’un système, logiciels compris, en cas de sinistre matériel ou d’acte malveillant.
« Des accidents qui n’arrivent pas qu’aux autres ! », rappelle Stéphane Sécher du cabinet Abaq Conseil et Expertise Comptable, membre du groupement France Défi.
Alors que certaines entreprises font appel à un hébergeur, d’autres préfèrent recourir à un serveur interne. Un choix garantissant leur indépendance et impliquant peu de contraintes.
Préserver son indépendance et ne pas dépendre d’un prestataire. Ce sont les raisons principales pour lesquelles l’expert-comptable Hervé Mabileau a choisi d’équiper son cabinet, Abaq Conseil et Expertise Comptable membre du groupement France Défi, d’un serveur informatique en interne.
http://www.acdl.fr/opter-serveur-interne-atouts-contraintes/
http://www.acdl.fr/heberger-donnees-externe-choisir-prestataire/
Le statut de Jeune entreprise innovante: une opportunité à saisir
Le statut de Jeune entreprise innovante peut être un vrai plus pour financer les projets d’une PME. Focus sur les conditions à remplir pour en bénéficier.
Être reconnu comme Jeune entreprise innovante ? « C’est un formidable outil pour financer ses projets de recherche et développement (R&D) » constate Didier Pinot, expert-comptable chez Inkipio, cabinet membre du groupement France Défi.
Créé en 2004 pour favoriser la création de petites entreprises de pointe, le statut de Jeune entreprise innovante, ou JEI, offre en effet, sous conditions, des exonérations de charges patronales URSSAF et de charges fiscales à des PME dans leurs premières années.
Didier Pinot a accompagné les dossiers de plusieurs entreprises : « Ce statut s’adresse plutôt à des sociétés de type start-up, qui se créent sur une idée innovante et qui ont besoin de dépenser une certaine somme d’argent pour finaliser leur projet », estime le professionnel.
Être reconnue comme JEI signifie notamment être totalement exonéré d’impôts sur les bénéfices pour le résultat du premier exercice, et à 50% pour l’exercice suivant. Mais c’est aussi, et surtout, profiter d’exonérations sociales conséquentes sur la rémunération du personnel de recherche.
Héberger ses données en externe: comment choisir son prestataire?
Confier à un prestataire le soin de conserver ses données en externe, voire de gérer à distance l’ensemble de son système d’information, est une décision stratégique. Voici quatre points à vérifier avant de signer un contrat.
Des hébergeurs excellents, il y en a partout dans le monde. Pourtant, mieux vaut privilégier un prestataire européen. La raison ? « Lorsque les données sont hébergées hors de l’Union européenne, les entreprises ont obligation d’en informer leurs clients », explique Michel Guillout, responsable informatique et qualité du cabinet d’expertise comptable Cigeco, membre du groupement France Défi.
Une préférence dictée également par le fait que la réglementation appliquée aux données est celle du pays où elles sont stockées. Aux États-Unis, par exemple, le Patriot Act autorise l’administration américaine à accéder, sous conditions, aux données informatiques des entreprises et des particuliers. Cela dit, les grands acteurs américains de l’hébergement ne conservent pas forcément les données outre-Atlantique car elles disposent de data center en Europe.
A vérifier avant de signer un contrat, en n’oubliant pas les lieux de conservation lorsque, par sécurité, le stockage est répliqué sur plusieurs serveurs … Michel Guillout suggère de privilégier des sites français. « En raison d’une législation particulièrement stricte en matière de protection des données et d’un contrôle strict des prestataires », précise-t-il.